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XPAT - das Patentdateninformationssystem

Patentmonitoring und Workflows

Besonderes Augenmerk bei der Entwicklung des XPAT Patentinformationssystems wurde auf die flexible Ausgestaltung des Workflows gelegt. Natürlich kann man in XPAT zu jeder Zeit (ad hoc) recherchieren und sich den aktuellen Zustand der Patentlandschaft damit abbilden. Dabei werden immer die zuletzt geladenen Schriften an oberster Stelle angezeigt, damit das "Neue" immer direkt ins Auge fällt.

Um Entwicklungstrends und neu veröffentlichte, fürs eigene Unternehmen unangenehme oder auch gefährliche Dokumente systematisch entdecken zu können, muss man regelmäßig nach solchen Dokumenten suchen. Diese Aufgabe übernimmt XPAT in automatisierter Form. Patentmonitoring ist die andauernde und systematische Beobachtung von Entwicklungen, Entwicklungstendenzen und -aktivitäten, die sich in Patentschriften zu einem sehr frühen Zeitpunkt offenbaren. Das versetzt XPAT Nutzer auch in die Lage, sich die Situation bei den Wettbewerbern und in den wichtigen Technologiefeldern in der eigenen Datenbank veranschaulichen zu lassen. Damit wird XPAT nicht nur zum bestens geeigneten Tool für die Technologieüberwachung und Wettbewerbsanalyse, sondern eben auch und gerade für das überall notwendige Patentmonitoring.

In XPAT ist der antreibende Motor der Patentüberwachung verschiedene automatisch ablaufende Suchprofile, die Woche für Woche die Patentdatenbanken absuchen und ohne zusätzliche Arbeit durch den Anwender die interessanten und wichtigen Dokumente in die eigene Datenbank überführen. D.h. diese überwachung läuft bis dahin ganz ohne weitere manuelle Anstrengung ab und versorgt die eigene XPAT Datenbank wöchentlich mit neuen Schriften aus dem durch die Suchprofile definierten Bereich.

Relevante Schriften

Neue XPAT Dokumente werden in einer Vordatenbank abgelegt, die nun systematisch in einem ersten Schritt entweder manuell durchgesehen und dabei als relevant/nicht relevant gekennzeichnet werden können oder durch präzisierende interne Suchprofile in einem zweiten Schritt in die XPAT Hauptdatenbank übernommen werden.

Jedes Unternehmen hat hoch qualifizierte Ingenieure, die Patentschriften auf ihren technischen Gehalt überprüfen müssen. In solchen relevanten Schriften liegt die Quelle für viele unternehmerische und strategische Entscheidungen. Behindert z.B. geschützte fremde Technologie die eigenen geplanten Entwicklungen, ist damit Freedom to Operate (FTO) gewährleistet? Gibt es Dokumente, die Ähnliches oder sogar Verletzendes enthalten im Vergleich zu eigenen Schutzrechten? Und gerne übersehen wird der Umstand, dass man auch durch fremde Ideen selbst Anregungen finden kann, die eigene Erfindungen begünstigen oder befördern können.

Doch ist es dabei wichtig, dass man die neuen Dokumente automatisiert der geeigneten Ingenieur oder Forscher zukommen lassen kann. Genau das leistet XPAT mit seinen enormen Workflow - Möglichkeiten. Interne Suchprofile greifen auf die neuen Dokumente zu und dabei werden die zum Profil jeweils passenden Dokumente den Zielpersonen automatisch in einem Arbeitsvorrat abgelegt. Dabei kann entschieden werden, wie der Empfänger der Verteilung bzw. des Patentumlaufs reagieren soll. So kann man dieselben Dokumente an den einen Empfänger so verteilen, dass er über eine Ampelsystem den Gehalt der Dokumente als kritisch, wichtig oder unkritisch beurteilen muss und dasselbe Dokument bekommt z. B. zur gleichen Zeit eine andere Person, die einfach nur informiert werden möchte. Was nutzt die beste Information im Haus, wenn die Personen, die auf die Information angewiesen sind, nur eher zufällig auf die für sie relevante Information stoßen? In XPAT ist das durch klare Strukturen geregelt und Automatismen sorgen dafür, dass die relevante Information zielgerichtet zirkuliert ohne dass sich jemand ständig im Einzelnen kümmern muss. So werden Dokumente von den Experten beurteilt und alle Nutzer profitieren von dieser zusätzlichen hauseigenen Information.

Klassifikation / Kommentierung

Werden Dokumente als auffällig oder störend betrachtet, können sie in XPAT klassifiziert und entsprechend kommentiert werden. Diese Informationen sind suchbar und können wiederum Grundlage neuer Informationsflüsse sein. So kann z.B. informiert werden, welche Dokumente in der vergangenen Woche als kritisch markiert wurden. So schließt sich der Kreis im umfassenden XPAT Workflow. Externe Suchprofile als Startpunkt des Patentmonitoring Zielgerichtete Verteilung der relevanten Dokumente im definierbaren Workflow Rückmeldung bewerteter Dokumente bei der Patentabteilung Rechtstandänderungen von Patenten oder Änderungen in Patentfamilien der Wettbewerber

Das Patent-Monitoring findet kritische oder zumindest relevante Schriften aus dem relevanten Geschäfts- und Technologieumfeld. Hier kann man bereits erkennen, dass an sich zurzeit noch harmlose - weil ohne Schutzwirkung ausgestattete - Anmeldungen im Falle einer Erteilung sehr störend sein könnten. Dadurch ist es möglich, schon zu einem frühen Zeitpunkt damit zu beginnen, Einspruchsmaterial zusammenzustellen, um im Falle eines Falles gerüstet zu sein. Neben diesen Möglichkeiten bildet XPAT durch die Selektion der Information natürlich den fürs eigene Unternehmen relevanten "Stand der Technik" in der eigenen Datenbank komplett ab.

Um bei kritischen Dokumenten niemals den Zeitpunkt zu verpassen, wann ein Dokument als erteiltes Patent Rechtskraft und Schutzwirkung erlangt bzw. durch Nichtzahlung irgendwelcher Gebühren wieder verliert, gibt es XPAT eine automatische Rechtstandüberwachung. Dabei werden interessante Schutzrechte zur Rechtstandüberwachung markiert und dadurch vom XPAT System regelmäßig auf Änderungen überwacht. Doch nicht nur Änderungen des Rechtstands, wie z. B. eine Erteilung oder ein Fallenlassen (Expiration, lapsed documents) werden automatisiert und nachvollziehbar gemeldet, sondern auch die Patentfamilie wird immer automatisch komplettiert. Der Nutzer erfährt also sofort, ob die für ihn kritische Familie durch weitere Dokumente erweitert wurde. Auch die Verbreitung der Dokumente in der Welt offenbart strategische Absichten des Wettbewerbers und damit sind solche Rechtstandüberwachungen der Beginn einer systematischen Wettbewerbsanalyse.

Systematische Wettbewerberbeobachtung und stetige Technologieanalyse

Es gibt aktuell mehr als 100 Millionen veröffentliche Schutzrechte. Und die Zuwachsraten sind enorm. Es wird also immer schwieriger, das Relevante vom Irrelevanten zu unterscheiden. Alleine die schiere Menge an Information sorgt dafür. Die Anforderung, die an ein Patentmonitoring heutzutage gestellt wird, bezieht sich also neben der Beschaffung relevanter Schriften eher auf die Selektion der fürs eigene Unternehmen relevanten Schriften. Natürlich wird diese Arbeit von Entwicklern im Unternehmen nicht gerne gemacht, da diese Arbeiten irgendwie zusätzlich und noch nebenbei erledigt werden sollen. XPAT jedoch reduziert und systematisiert diese Arbeit. Selbstverständlich muss sich ein Unternehmen im Zeitalter der Globalisierung trotzdem über den Stand der Technik informieren, um Entwickler auf dem Laufenden zu halten, um eigene Schutzrechte zu schützen und um Freedom to Operate (FTO) zu gewährleisten. Und letzten Endes werden durch konsequentes Analysieren des Standes der Technik und der Wettbewerber teure, lästige und in vielen Fällen auch schmerzhafte Patentauseinandersetzungen vermieden.

"Bescheid wissen" bedeutet einfach Zeit und Kosten zu sparen und muss strategisches Ziel für jedes Unternehmen sein. Daher ist es unerlässlich vor dem Start neuer und oft kostenintensiver Entwicklungen zu prüfen, wo es fremde Schutzrechte gibt, die eigene Entwicklungen erschweren, die man umschiffen muss oder bei wem man sich um entsprechende Lizenzen bemühen kann. Bevor Entwicklungen beginnen, muss man wissen, was der Stand der Technik ist und man hat zu prüfen, welche aktiven Schutzrechte es zu beachten gilt. Das alles erspart womöglich empfindliche Strafen. Wer sich richtig verhält, kann seine Produkte ungestört dem Markt anbieten und wird letzten Endes erfolgreich sein.

Jedes Unternehmen wird von sich behaupten, dass es seine Wettbewerber kennt. Ist das aber auch immer und zu jeder Zeit der Fall? Ändert ein Unternehmen z.B. Teilgebiete seiner Technologie (z.B. Keramik hin zu Kunststoff), so können schlagartig neue Wettbewerber eine Rolle spielen. Niemand will ernsthaft auf den Messeauftritt der Wettbewerber warten müssen, um über solche Dinge informiert zu sein. Mit dem Patentmonitoring in XPAT spürt man jedoch Wettbewerber in allen Teilgebieten der Technologie systematisch auf. Man beobachtet sozusagen, welche Entwicklungen in technologischer Hinsicht alle Wettbewerber nehmen. Statistikfunktionen erlauben es in XPAT auch statistische Analysen anzufertigen und helfen die Frage zu beantworten, wie gut ist das Unternehmen technologisch aufgestellt? Welche Patentstrategien verfolgen die Wettbewerber? XPAT liefert Antworten darauf. Dabei werden jedoch nicht nur Patentschriften helfen, sondern auch Literaturdokumente. XPAT verarbeitet gleichberechtigt Patent- und Literaturinformation und greift auf professionelle Hilfsmittel wie Thesaurus, Selektionslisten und Wörterbücher zurück.

Erkennen der Wettbewerber und Wettbewerberanalyse

Das Patentmonitoring liefert mit den Suchen nach relevanten IPC- und CPC Klassen, nach Wettbewerbernamen und nach technologierelevanten Keywords ein auf Patentschriften beruhendes Abbild der Wettbewerber. Anhand der XPAT internen Statistiken kann man verschiedene Zusammenhänge darüber hinaus visualisieren. Dabei gibt es nicht nur einzelne vorgefertigte Statistikcharts, sondern auch erstellbare Reports, die einerseits verschiedene Grafiken zu einer Recherche liefern und andererseits auch deren Sammlung in einer editierbaren Worddatei zulassen. So kann man den Informationsgehalt grafisch und einprägsam aufarbeiten, sauber in ein Textverarbeitungsdokument automatisiert übertragen und diese Datei noch mit eigenen Schlussfolgerungen vervollkommnen. Eine immense Arbeitserleichterung.

Durch die Statistiken werden Entwicklungstendenzen des Wettbewerbs frühzeitig sichtbar. In XPAT gibt es ein Gruppierungstool, das die verschiedenen Schreibweisen der Anmelder unter einem Gruppennamen subsummiert und es damit ermöglicht, nach diesen Gruppennamen umfassend zu suchen ohne dabei die Möglichkeit einzubüßen auch gezielt nach einem bestimmten Anmelder suchen zu können. Statistiken gewinnen so sehr an übersichtlichkeit.

Was planen oder tun die Wettbewerber? Welche Entwicklungsschwerpunkte und Aktivitäten gibt es?

Man kann alleine schon an der im Zeitablauf steigendenden oder sinkenden Anzahl von Patentanmeldungen erkennen, ob ein Thema zurzeit für dieses Unternehmen aktuell ist oder nicht. Daraus lässt sich in vielen Fällen ableiten, wohin die Reise gehen soll. Man erkennt demnach an diesen Publication Trends, mit welchen Themen sich die Wettbewerber aktuell auseinandersetzen.

Aber nicht nur die Technologie an sich ist dabei interessant. Auch die Ausdehnung oder Einschränkung der Aktivitäten in bestimmten Staaten lassen eine Interpretation der Aktivitäten zu. Wo wird angemeldet? Wo wird nicht mehr angemeldet? Gibt es neue Staaten, die mit einbezogen werden? Das lässt definitiv Schlüsse zu, ob bestimmte Märkte für das Unternehmen neue Attraktivität besitzen oder ob man sich aus existierenden Märkten nach und nach zurückzieht.

Das Patentmonitoring des XPAT Systems liefert die Basis für alle diese wichtigen Erkenntnisse im Unternehmen. Automatiken sparen Zeit und damit Geld und arbeiten zuverlässig. Zudem wird XPAT von einem Unternehmen entwickelt, das seit mehr als 20 Jahren sich dafür einsetzt, dass XPAT seinen Nutzen beim Kunden entfaltet. Interne Veranstaltungen sorgen überdies dafür, dass stetige Anregungen aus der Kundschaft zeitnah in XPAT umgesetzt werden. Neben Patentmonitoring, Workflows, Stand der Technik und Patentalerts liefert die G.E.I. KRAMER & HOFMANN mbH mit Produkten aus der XPAT Familie umfassende Lösungen für die Aktenverwaltung (XPAT Akte), Marken (XPAT Trademark), Designs (XPAT Design) und auch einen Normeninformationssystem (XPAT Standards).
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Auf Kundenanforderungen hin wurden weitere XPAT-Module entwickelt:

XPAT AKTE

Diese Aktenverwaltung dient nicht nur der Verwaltung eigener Schutzrechte mit Erfindungsmeldung, Einsprüchen, Marken, Kostenübersichten etc. , sondern auch der Verwaltung von Zulassungen, Verträgen, Lizenzen.

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XPAT Trademark

XPAT Trademark gestattet es eigene und fremde Marken zu überwachen und zu verwalten. Die Daten von fast 30 Markenämtern werden als Datenbasis verwendet.

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XPAT Standards

Das weite Feld der Normen bietet sehr viel hinsichtlich Stand-der-Technik Information. Außerdem ist für nahezu alle produzierenden Betriebe die exakte Einhaltung der Normen Pflicht.

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